Gmail Mailbox Chia sẻ: Không hiệu quả, và các lựa chọn thay thế

Các công ty chuyên dụng sử dụng G Suite có Hộp thư dùng chung Gmail như hỗ trợ @, info @, liên hệ @ để quản lý giao tiếp với khách hàng, nhà cung cấp, đối tác, người xin việc và các bên liên quan khác.

Mặc dù Gmail Mailbox Chia sẻ sẽ giúp các công ty dễ dàng liên lạc với tất cả mọi người từ một hộp thư đến, nhưng họ làm việc tẻ nhạt trong hợp tác, cả trong và giữa các nhóm.

Sự không hiệu quả của Gmail Mailbox Chia sẻ  

Có hai cách phổ biến để quản lý nhóm Gmail Mailbox Chia sẻ:

Trước tiên - Chia sẻ thông tin xác thực với tất cả mọi người trong nhóm và họ có thể đăng nhập vào tài khoản email riêng lẻ.

Giới hạn lớn nhất là Google cho phép tối đa 25 người dùng truy cập hộp thư chung Gmail. Nhóm của bạn phát triển vượt xa điều đó và tài khoản chia sẻ bị chặn.

Thứ hai - Tạo hộp thư đến hợp tác trong Gmail và thêm các đồng đội của bạn vào nó.

Hộp thư đến hợp tác của Google là một thảm họa phổ biến. Giao diện người dùng hoàn toàn khác so với Gmail mà chúng tôi đã quen, và nó thực hiện một công việc thấp kém trong hợp tác.

Danh sách tính không hiệu quả khi sử dụng Gmail Mailbox được chia sẻ lâu rồi, chúng ta hãy cùng khám phá.

Phái đoàn là ngẫu nhiên

Một email mới sẽ đến địa chỉ email info @ và cần được chỉ định cho James. Cách duy nhất để ủy thác các tác vụ bên trong Gmail là chuyển tiếp email tới địa chỉ email của James - số lượng email lộn xộn không cần thiết.

Đây không phải là một ý tưởng hay khi hầu hết chúng ta đang gặp khó khăn trong việc quản lý email.

Ngoài ra, chuyển tiếp email có thể dễ dàng bị lạc trong các đường ranh giới của email mỗi hộp thư nhận được.

Heders transparency

Giả sử email đến hỗ trợ @ địa chỉ và người đại diện bắt đầu làm việc ngay lập tức - những người khác trong nhóm hỗ trợ có quyền truy cập vào tài khoản không biết cách này.

Nhóm sẽ không bao giờ được trên cùng một trang về những người đang làm việc trên những gì.

Phạm vi lớn cho việc sao chép công việc

Khi một người đang làm việc trên một email hỗ trợ và không ai khác biết về nó, thì có một cơ hội tốt để người khác có thể tiếp nhận email đó - không cần thiết trùng lặp công việc.

Thậm chí tệ hơn cả là cả hai đều viết thư cho khách hàng với cùng một câu hỏi hoặc cùng một cập nhật - nhìn thẳng ra là không chuyên nghiệp.

Thiếu quyền sở hữu

Một email mới đến địa chỉ bán hàng @ email và nhân viên bán hàng đầu tiên nhìn thấy nó bắt đầu làm việc trên vai trò lãnh đạo; phần còn lại của đội không có đầu mối đã đưa nó lên.

Khi không có cách nào để xác định ai đang làm việc trên email, mọi thứ có thể trở nên khó hiểu một cách nhanh chóng. Ai có nghĩa vụ phải theo sát khách hàng? Họ đang chờ đợi một tờ thông tin hay gì đó? Họ đã vươn ra trước đây? Không ai trong nhóm sẽ có một bức tranh hoàn chỉnh về tình hình.

Trạng thái của một tác vụ luôn là một vùng màu xám

Không có cách nào tự nhiên để biết trạng thái của một nhiệm vụ là gì. Bạn phải liên lạc với tất cả những người có quyền truy cập vào hộp thư, xác định ai đã làm việc trên đó, và hỏi họ những gì đã xảy ra - một quá trình rườm rà.

Điều này đặc biệt phù hợp với đội ngũ hỗ trợ khách hàng, những người phải quay trở lại với khách hàng trong thời gian ít nhất có thể.

Giao tiếp nội bộ và bên ngoài có thể qua các đường dẫn

Một email khách hàng đến hỗ trợ @ email và một đại diện bắt đầu làm việc trên đó. Người đại diện cần một chút giúp đỡ và gửi email cho đồng đội. Họ giải quyết vấn đề bằng cách trao đổi một vài email và cuối cùng là gửi trả lời cho khách hàng về cùng một chủ đề.

Khách hàng có thể nhìn thấy thông tin liên lạc nội bộ để giải quyết vấn đề - một hành vi hoàn toàn không chuyên nghiệp của công ty.

Analytics vắng mặt

Điều này đặc biệt phù hợp với các nhóm hỗ trợ khách hàng. Không có cách nào để biết ai là người hỗ trợ tuyệt vời, hoặc thời gian phản hồi trung bình như thế nào. Khi công ty phát triển, điều quan trọng là theo dõi mọi khía cạnh của hoạt động hỗ trợ và bạn không thể đạt được điều đó bằng Gmail.

Hiver giúp quản lý Gmail Mailbox được chia sẻ dễ dàng

Hiver quan tâm đến tất cả sự thiếu hiệu quả của Gmail để quản lý các hộp thư chung - đây là cách:

Truy cập hỗ trợ @, info @, liên hệ @, tiếp thị @ từ hộp thư đến của bạn

Hiver cho phép bạn tạo các hộp thư dùng chung cho phép bạn truy cập hỗ trợ @, info @, contact @, marketing @ email từ hộp thư đến của bạn .

Bạn và nhóm của bạn không còn phải đăng nhập vào một tài khoản riêng để xử lý email đến các địa chỉ email chia sẻ.

Ủy quyền email mà không chuyển tiếp

Hiver cho phép bạn chỉ định email cho đồng đội, hoặc các phòng ban khác, chỉ trong hai lần nhấp chuột, ngay từ bên trong hộp thư đến của bạn một lần nữa. Không có chuyển tiếp email. Không có CC.

Mọi người đều biết ai đang làm việc gì

Khi bạn chỉ định một email cho một ai đó, tất cả những người thuộc một trong hộp thư chia sẻ đều biết rằng không có chỗ cho sự nhầm lẫn hoặc trùng lắp công việc.

Mọi người đều biết tình trạng nhiệm vụ

Hiver cho bạn biết trạng thái của email: mở, đang chờ hoặc đóng. Nó hiển thị với tất cả mọi người là một phần của hộp thư chung.

Giao tiếp nội bộ rõ ràng là tách biệt với email khách hàng

Hiver cho phép các đại diện hỗ trợ giao tiếp với nhau bằng Email Notes giống như tin nhắn trò chuyện xuất hiện ngay bên cạnh chủ đề email. Bạn cuộc nói chuyện nội bộ sẽ không bao giờ rò rỉ đến khách hàng của bạn một lần nữa.

Bạn có quyền truy cập vào các phân tích mạnh mẽ

Từ thời gian đáp ứng trung bình đến số lượng truy vấn được giải quyết trong một ngày, bạn có thể theo dõi mọi thứ. Ngoài ra, nó giúp bạn theo dõi các thành viên trong nhóm làm việc như thế nào bằng cách hiển thị các chỉ số cho các đại lý riêng lẻ.